Die Kontaktaufnahme: Trauen Sie sich!

Meistens wird dies am Telefon erledigt. Oh, Schreck! Das Telefon lähmt Sie. Schon allein die Idee, den Hörer in die Hand nehmen zu müssen, versetzt Sie in Panik. Nur Mut! Die ersten Anrufe sind zugegebenermassen die schwierigsten, aber nach einigen Versuchen geht es schon besser.
Eine Faustregel: Improvisieren Sie nicht, seien Sie gut vorbereitet. Wählen Sie einen Tag, an dem Sie sich gut fühlen (der Tonfall Ihrer Stimme, Ihr Lächeln, Ihre Dynamik und Motivation sind hörbar). Legen Sie Notizpapier und Kugelschreiber sowie Ihre Agenda bereit. Legen Sie die Worte zurecht: Wie fange ich das Gespräch an, Grund des Anrufs, wie beende ich das Gespräch?

Wie anfangen

Bei Ihrer ersten Kontaktkategorie gibt es keine Probleme – die Türen stehen Ihnen offen.

Bei der zweiten Kategorie ist es schon schwieriger:

• „Hier ist Silvia Hasler. Guten Tag. Ich möchte mit Herrn / Frau XY sprechen, bitte.”
• „In welchem Zusammenhang?” oder „Worum geht es?” Zu antworten, es sei privat, kann die Person, die Sie zu sprechen wünschen, verstimmen. Sie begehen damit einen Vertrauensmissbrauch, da Sie sie ja gar nicht kennen.

Wir empfehlen Ihnen Offenheit:

• „Er kennt mich nicht, aber wir gehören dem gleichen Verein an”; oder: „Ich telefoniere im Auftrag von Peter Schmid, seinem Chef” (oder seinem Schwager etc.).
•  Machen Sie sich die Sekretärin zur Verbündeten, indem Sie sehr höflich sind, nach ihrem Namen fragen (da Sie ihren Chef wieder anrufen müssen) und vielleicht auch etwas Humor zeigen.
• „Guten Tag Frau Y, ich bin’s schon wieder, ist Herr X jetzt zu sprechen oder ist er schon in einer Sitzung?” ... „Jetzt störe ich Sie schon zum zweiten Mal. Sagen Sie mir, zu welcher Zeit ich ihn sicher erreichen kann, damit ich Sie nicht noch ein drittes Mal stören muss?”

Wie den Grund Ihres Anrufs erklären

Endlich haben Sie den richtigen Gesprächspartner am Telefon. Was sagen Sie ihm? Wir raten Ihnen wieder, offen zu sein:

• „Guten Tag Herr X, mein Name ist ... Ihre Cousine Ruth, die eine gute Bekannte von mir ist, hat mir Ihren Namen vermittelt. Ich führe firmeninterne Weiterbildungstagungen durch. Da ich erst seit kurzem in St. Gallen bin, möchte ich mich bei Ihnen über die wirtschaftliche Situation, die Sie sicher gut kennen, erkundigen. Würden Sie mit mir darüber sprechen? “
• „Ich habe soeben mein Informatikstudium an der ETH abge-schlossen und suche Informationen oder Ratschläge, um eine Stelle zu suchen. Ich weiss, dass Sie das gleiche Studium wie ich gemacht haben. Hätten Sie 20 Minuten Zeit, um mir zu sagen, wie Sie Ihre erste Anstellung gefunden haben?”

Vergessen Sie nicht, dass Sie zu diesem Zeitpunkt erst Informationen sammeln und noch keine Stelle suchen.

Die üblichen Hindernisse

Ihr Gesprächspartner würde Ihnen gern einen Gefallen tun, hat aber keine Zeit. Verschieben Sie den Termin auf später, vielleicht sogar um zwei Monate oder auf ein Mittagessen (wenn möglich vermeiden, denn es ist schwierig, sich im Lärm eines Restaurants zu konzentrieren und beim Essen Notizen zu machen. Aber, wenn es nicht anders geht, ist auch dies eine Möglichkeit).

Er möchte Ihre Fragen sofort am Telefon beantworten.
Lehnen Sie es ab. Nichts geht über den persönlichen Kontakt.

• „Danke, aber ich fände es netter, wenn ich Sie bei dieser Gelegenheit persönlich kennenlernen dürfte. Ich würde Sie nicht länger als eine halbe Stunde beanspruchen.“

Er unterbricht Sie gereizt:

• „Wir haben keine freie Stelle.”

Präzisieren Sie Ihr Anliegen:

• „Ich bewerbe mich nicht bei Ihnen, obwohl ich eine Stelle suche. Ich brauche vor allem einige Informationen und Ratschläge.“

Er kennt den Trick:

• „Sie brauchen nicht zufällig ein Informationsgespräch – ich hatte nämlich schon drei Anfragen diese Woche?”

Sie geben zu, dass dem so ist und sagen, dass er bestimmt Verständnis habe, da er die Situation kenne. Seien Sie flexibel, was den Termin und die Dauer des Gesprächs betrifft.

Wie abschliessen:
Er hat angenommen, das ist das Wichtigste. Danken Sie ihm kurz:

• „Danke, dass Sie sich Zeit nehmen werden. Ihr Rat wird mir sicher sehr nützlich sein. Also, bis Montag, um 3 Uhr.”