Dans quel format envoyer mes documents?

Consultable à l’aide d’un programme téléchargeable gratuitement sur Internet, léger et garantissant que chaque utilisateur ouvrant un même fichier ait un rendu visuel semblable à l’écran, ce format constitue votre meilleur allié ! Il est bien entendu possible d’utiliser d’autres formats (DOC pour les textes, JPG pour les images…), mais il existe alors toujours un risque que le destinataire de votre mail ne possède pas les mêmes versions des programmes que vous avez utilisés, ou ne possède tout simplement aucun programme permettant de lire ces fichiers.

Selon le poste convoité, vous pouvez profiter de démontrer votre sens de la communication ou votre maîtrise des logiciels informatiques courants en créant des fichiers plus sophistiqués, par exemple comprenant une table des matières interactive (dans le cas de documents multiples). Mais faites en sorte que, même en imprimant votre dossier en noir et blanc, le contenu soit clairement lisible. Si vous scannez des documents, vérifiez également que leur qualité soit suffisamment élevée.

Si vous souhaitez transmettre de nombreux documents (CV, lettre de motivation, certificats de travail, diplômes obtenus, etc.) au recruteur, vous pouvez les rassembler au sein d’un seul fichier aux pages numérotées. La lecture de votre dossier en sera nettement plus aisée et son impression sera réalisable en un seul clic. Les fichiers au format PDF n’étant pas modifiables à l’aide de logiciels gratuits, vous devrez tout d’abord rassembler tous vos documents dans un fichier Word, par exemple, avant de convertir ce dernier en PDF.

Si toutefois vous envoyez plusieurs fichiers, pensez à les nommer de manière à ce que leur contenu soit identifiable sans devoir les ouvrir un par un (par exemple certificat_entreprise_jean-marti.pdf).

Enfin, sachant que, si votre dossier intéresse le recruteur, ce dernier l’imprimera vraisemblablement, faites vous-même une « impression test » pour contrôler le rendu visuel.

Chaque fournisseur d’accès impose des limites pour la taille des mails entrant. Bien qu’elle soit en général d’environ 10 MB, il est mieux de restreindre vos envois à moins de 2 MB. Il arrive que des indications plus précises concernant la taille maximale des messages soient inscrites directement dans l’offre d’emploi.