In welchem Format soll ich meine Dokumente schicken?

Wahrscheinlich haben Sie selbst bereits die Erfahrung gemacht, dass man Ihnen Dateien geschickt hat, die Sie nicht öffnen konnten, weil Sie dafür nicht das richtige Programm besassen. Um solche Komplikationen zu vermeiden, wurden gewisse Standardformate entwickelt, insbesondere das berühmte PDF (Portable Document Format) sowie das RTF (Rich Text Format) für Textdokumente.

Mit einem gratis vom Internet herunterladbaren Programm können PDF-Dokumente eingesehen werden. Sie umfassen keine grossen Datenmengen und Sie haben die Garantie, dass jedem Nutzer, der das gleiche Dokument öffnet, ein ähnliches Bild am Bildschirm angezeigt wird. Zweifellos die beste Lösung! Natürlich können Sie auch andere Formate verwenden (DOC für Texte, JPG für Bilder ...). Dabei besteht aber stets das Risiko, dass der Empfänger Ihrer E-Mail nicht über die gleiche Version der von Ihnen verwendeten Programme verfügt oder dass er überhaupt kein Programm besitzt, mit dem er diese Dateien öffnen könnte.

Je nachdem, auf welche Stelle Sie sich bewerben, können Sie die Gelegenheit auch nutzen, um Ihre Kommunikationsfähigkeit oder Ihre Beherrschung der gängigen Computer­programme unter Beweis zu stellen, indem Sie ausgefeiltere Dateien erstellen (z. B. mit einem interaktiven Inhaltsverzeichnis, wenn Sie mehrteilige Dokumente versenden). Stellen Sie aber sicher, dass der Inhalt Ihres Dossiers auch bei einem Schwarz-Weiss-Ausdruck gut lesbar ist. Wenn Sie Dokumente einscannen, sollten Sie ebenfalls überprüfen, ob die Qualität ausreicht.

Möchten Sie dem Rekrutierungsverantwortlichen mehrere Dokumente (Lebenslauf, Bewerbungsschreiben, Arbeitszeugnisse, Empfehlungsschreiben, Diplome etc.) zukommen lassen, so können Sie diese in einer einzigen Datei zusammenfassen und die Seiten nummerieren. Dadurch wird die Lektüre Ihres Dossiers stark vereinfacht und ein Ausdruck ist mit einem einzigen Klick möglich. Da Dateien im PDF-Format mit Gratis-Programmen nicht abgeändert werden können, sollten Sie Ihre Dokumente zuerst z. B. als Word-Dokument zusammenfassen, bevor Sie dieses in ein PDF umwandeln. Wenn Sie dennoch mehrere Dateien mitschicken, vergessen Sie nicht, Dateinamen zu wählen, die auf den Inhalt schliessen lassen, ohne dass man sie alle einzeln öffnen muss: z. B. Arbeitszeugnis_UnternehmenX_Hans_Schaudi.pdf. Interessiert sich der Rekrutierungsverantwortliche für Ihr Dossier, so wird er es sehr wahrscheinlich ausdrucken. Machen Sie deshalb selbst einen Testausdruck, um das Ergebnis zu prüfen.

Jeder Internet-Provider setzt bestimmte Obergrenzen bezüglich der Grösse eingehender E-Mails fest. Meist liegen diese bei ca. 10 MB. Dennoch sollte das Volumen Ihrer E-Mails bevorzugt weniger als 2 MB umfassen. Manchmal finden sich auch genauere Angaben bezüglich der maximalen Grösse der E-Mails in den Stellenanzeigen.